Zoals je misschien al weet, zijn er verschillende manieren om tekst via een e-mail te versturen:

• je typt de tekst gewoon in tijdens het opmaken van je post;
• je gebruikt REPLY (of REPLY ALL) vertrekkende van je inbox;
• je gebruikt FORWARD vanuit gelijk welk postvak;
• je knipt of kopiëert en plakt tussen verschillende "tekst-toepassingen" of zelfs vanuit een HTML-pagina.

Daarmee zijn we nog lang niet rond.

Er bestaat nog zoiets als het gebruiken van attachments, toevoegingen, aanhangsels, bijsluiters...

Een attachment is een op zichzelf staand bestand waarvan je de inhoud wil doorgeven aan je bestemmeling. De inhoud kan gewoon tekst zijn, of een afbeelding, een geluidsfragment, een tekst die opgesmukt is met afbeeldingen, tabellen, logo's. Het kan evengoed een lettertype-bestand, een databankbestand, een rekenblad zijn. Kortom, alle bestandstypes komen in aanmerking om als bestand mee overgestuurd te worden. De enige beperking is de grootte van het bestand. Sommige internet-providors laten geen e-mail berichten door die groter zijn dan 2 MB. De netiquette schrijft ook voor dat je je bestemmeling ruim bij voorbaat verwittigt van de komst van een "grote e-mail".

Een attachment kan dus als een apart bestand meegestuurd worden met je e-mail. Het attachment wordt dan verstuurd "AS it IS". Het mail-programma trekt zich niets aan van de inhoud van het meegestuurde bestand, noch van de wijze waarop het opgemaakt is. Je bestemmeling zal echter over een programma moeten beschikken die het meegestuurde bestand kan "lezen". En hier zondigen veel e-mielers tegen de netiquette!

Ga er niet zomaar vanuit dat iedereen naar wie je e-mails verstuurt dezelfde programma's (en een even recente versie ervan) ter beschikking heeft. Het internet is een cross-platform toepassing. Dus kan je bestemmeling best een UNIX of APPLE gebruiker zijn. Deze kunnen niets aanvangen met een bestand dat aangemaakt is in OFFICE 97.
Ga er ook niet vanuit dat iedereen met de laatse versie van een programma werkt. Het is niet omdat jij "toevallig" reeds met WORD 7.0 werkt, dat iedereen dat doet (en waarom zouden ze? In 99 % van de gevallen volsta je nog met een WORD-versie 2.0 om je document mee te versturen, en je loopt nog minder kans om een virus mee op te sturen met je attachment).

Als je dus een attachment "AS IS" met je e-mail verstuurt, hou dan rekening met de volgende elementen:

• vermeld in de body van je e-mail steeds de naam van het programma waarmee het bestand aangemaakt is, en de versie waarin het bestand uitgeschreven is. Voorbeeld:
  

  Bijgevoegd attachment is een Word-Perfect document, uitgeschreven in de versie 5.1;

• sla het bestand op in een bestandsformaat dat reeds enkele jaren oud is (vb. WP-5.1, WORD-2.0), ook al werk je zelf met een recentere versie tenzij je pertinent zeker weet dat je bestemmeling over dezelfde versie als jij beschikt. Voorbeeld:
  

  Je werkt met WORD 97, maar bij het opslaan laat je het bestand converteren naar een WORD 2.0 bestand;

• probeer desnoods je bestand op te slaan in "algemeen erkende" opslagformaten zoals Rich Text Format (RTF), Portable Data Format (PDF) of zelfs HTML, die relatief platform onafhankelijk zijn.

  RTF en PDF zijn relatief algemeen en je kan er gratis "viewers" voor downloaden van het net. De meeste mensen die e-mails kunnen lezen beschikken vaak (maar niet altijd) over een internet-browser waarmee ze dus perfect HTML-bestanden kunnen bekijken.

• bestanden die opgeslaan zijn in een ouder documentformaat nemen in de regel minder ruimte in beslag dan de recentere formaten en worden dus ook sneller doorgestuurd en ontvangen.

Eén van de grote voordelen van het werken met attachments AS IS, ligt hem in het feit dat je bestemmeling, voor zover hij over het juiste programma beschikt, meteen wijzigingen kan aanbrengen in het attachment en het vlot kan terugsturen. Jij kan de aangebrachte wijzigingen eventueel meteen overnemen.
Zo kan je een leeg database-formulier of rekenblad opsturen naar je bestemmelingen en hen vragen er de nodige gegevens op in te vullen en dit terug te sturen. Gedaan met overtypen, herinbrengen enz.

Voor de meeste administratieve toepassingen volstaat het echter dat je bestemmeling de tekst uit je attachment-bestand kan lezen, desnoods ontdaan van allerlei tierlantijntjes van tekstopmaak. Hierbij laat je het mail-programma de inhoud van een bestand omzetten naar "PLAIN TEXT" (via de optie: convert to plain text). Afhankelijk van het feit of je de juiste "plug-in's" bij je mail-programma geïnstalleerd hebt zal dit "overzetten" goed of minder goed lukken. Let op: sommige bestandstypes worden perfect omgezet, andere niet. Het komt er dus op aan om met je eigen mail-programma na te gaan welke overzettingen aanvaardbare resultaten opleveren, en welke niet. Gelukkig kan je dit gemakkelijk uitproberen door een dergelijke mail eerst eens naar jezelf te versturen. Je merkt meteen hoe goed dit zal lukken.

De grote voordelen van deze methode zijn:

• dat je er 100 % zeker van bent dat je bestemmeling exact hetzelfde te zien krijgt als wat jij hem/haar opstuurde, zonder dat hij/zij hoeft te beschikken over bijkomende programma's;
• je als correspondent geen schrik hoeft te hebben voor het binnenhalen van een virus.