vorige logische pagina | homepagina (zonder frames) | homepagina (met frames)

Laatst aangepast op 29 aug. 2000

Inleiding tot electronic mail (E-MAIL)

Omschrijving

Electronic mail, e-mail of elektronische post: hiermee verstuur je vanop je computer berichten naar andere computergebruikers die, net zoals jij, daarvoor ook over een eigen e-mail-adres beschikken.

Zelfs al heb je zelf geen eigen e-mail-adres dan kan je toch een e-mail-bericht versturen (vergelijkbaar met een fax of telex laten versturen, ook al heb je zelf geen fax, noch telex-apparaat).

Een e-mail-adres

Om e-mail te ontvangen heb je wel een e-mail-adres nodig.
Je e-mail-adres is een elektronisch adres dat uiteraard uniek moet zijn voor de hele wereld. Zo'n e-mail-adres bestaat in de regel uit twee delen, gescheiden door een @-teken (uitgesproken als "at"; ook apenstaart, apenkrol of krolle-a genoemd; de Fransen noemen dit teken "arobase").

Het eerste deel van een e-mail-adres is een user-naam (voorbeeld: lucas.decocker) waarbij eventueel meerdere delen van elkaar ondescheiden worden door een punt (vaak "dot" genoemd).
Sommige providors leveren nogal kryptische namen af met o.a. cijfers en intialen door mekaar gemengd. Hou er rekening mee dat een e-mail-adres perfect juist moet ingegeven worden. In het internet zit nog geen intelligente postbode die verkeerd geadresseerde brieven toch netjes in de juiste bus komt deponeren!

Het tweede deel van het e-mail-adres bevat de naam van de computer waarop je e-mail in eerste instantie terecht komt, voorbeeld: hogent.be (ook hier worden verschillende delen van mekaar gescheiden door een punt).
Het totale e-mail-adres wordt dan: lucas.decocker@hogent.be

Een e-mail-adres kan je verkrijgen bij je INTERNET-PROVIDER (een bedrijf dat een permanente verbinding met het internet heeft) of gratis (omwille van de toegestuurde reclameboodschappen) via een ander bedrijf dat op het Internet actief is.

De principiële werking van e-mail

Bij e-mail hoeft je correspondent niet aangelogd te zijn op het internet op het ogenblik dat jij je bericht naar hem verstuurt. E-mail werkt namelijk als een poste-restante systeem.

De hele procedure van versturen en ontvangen van een e-mail berichtje verloopt als volgt:

1. Je editeert je berichtje via een e-mail-programma en geeft de opdracht om het bericht te versturen;



2. Als je een bericht verstuurt, wordt dat berichtje vanop je computer doorgestuurd naar uw outgoing-mail-server (een computer van je provider);



3. Die outgoing-mail-server stuurt op zijn beurt het bericht verder door, desnoods via verschillende tussenstations, naar de incoming-mail-server van je bestemmeling (dit is de computer die in feite weergegeven wordt door het tweede deel van het e-mail-adres van de bestemmeling en zal dus een computer zijn van de provider van de bestemmeling). Het bericht blijft daar voorlopig geduldig (op de harde schijf van de incoming-mail-server) wachten;



4. Pas op het ogenblik dat de bestemmeling contact maakt met internet en beslist om zijn post op te vragen wordt het bericht doorgestuurd vanop zijn incoming-mail-server naar zijn eigen computer. Eerst zal de bestemmeling ook nog zijn password moeten ingeven om zijn post te kunnen ophalen (zoniet zou iedereen zomaar zijn post kunnen inkijken).

De verschillende elementen van e-mail bericht

Een e-mail-boodschap bestaat in de regel minstens uit twee grote delen:

1. de hoofding (ook opschrift of header genoemd) en
2. het corpus (ook body genoemd).

Vaak wordt er nu ook een ATTACHMENT aangehecht aan de e-mail. Je kan dit dan beschouwen als een derde deel van de e-mail.

De Header

De header bevat meestal volgende velden:

From:

naam en e-mail-adres van de verzender

To:

naam en e-mail-adres van de bestemmeling(-en)

Subject:

onderwerp van het bericht, vergelijkbaar met het "betreft" bij een brief

Cc:

namen en e-mail-adressen van eventuele personen die meteen ook een kopie van dit bericht kregen (komt van Carbon Copy)

Attachments:

een eventuele verwijzing naar bestanden die men samen met het bericht verstuurt. Dit geeft je de mogelijkheid om bv. volledige lesvoorbereidingen die je opmaakte met je vertrouwde tekstverwerker door te sturen aan je collega. Je collega moet dan ook beschikken over dezelfde tekstverwerker om het attachement te kunnen lezen.

De Body

De body: bevat uiteraard de boodschap zelf. Deze bestaat naar goede gewoonte uit een aanspreking, de kern van je verhaal, een afsluitzin en best ook nog eens expliciet het e-mail-adres waarop jij terug te bereiken bent.

Als je een attachment insluit, doe je er goed aan om in de body van je boodschap zeer duidelijk te vermelden met welk programma en met welke versie je attachment aangemaakt is. Dit kan onmisbare informatie zijn voor je bestemmeling om het atachment te kunnen openen en lezen.

Het attachment

Dit kan in principe gelijk welk type bestand zijn. Dit kan een tekstbestand zijn in één of andere tekstverwerkersopmaak (vb. WP-6.0 of Word-6.0), een bestand met een afbeelding (vb. Corel-draw, BMP, TIFF, WPG enz.), een bestand van een rekenblad (vb. Quattro-pro of Excel), een programmabestand .exe of bv. een lettertypebestand.et maakt echt niet uit.

Je kan ook vrij grote bestanden als attachment meesturen. Vooraleer je dit echter doet, verwittig je best je bestemmelingen dat een dergelijk bestand op komst is. Het binnenhalen van een dergelijk bestand kan behoorlijk wat tijd in beslag nemen en de bestemmeling kan zich daar dan op organiseren.

Er zit toch nog een addertje onder het internetgras i.v.m. het meesturen van grote bestanden. Sommige providors laten slechts attachments van maximaal 2 MB toe. Te grote bestanden worden gewoon afgebroken. Dus best even vooraf checken met je providor.

Via compressieprogramma's kan je het oorspronkelijk bestand als het ware samendrukken zodat het minder geheugenruimte in beslag neemt. Het doorsturen van een samengedrukt bestand neemt dan ook minder tijd in beslag. Je kan deze techniek natuurlijk alleen gebruiken als je correspondent dit samengedrukt bestand weer kan dé-comprimeren. Met spreekt nogal eens van zippen en unzippen in navolging van één van de marktleiders op dit vlak (WinZip).

Overdrijf niet met het insluiten van attachments! Als in het attachment alleen maar tekst staat dan hoef je dit niet steeds als echt apart attachment mee te sturen. Je kan het teksverwerkingsbestand dan beter meteen laten omzetten in "mail-tekst". Je bestemmeling hoeft dan geen conversies meer te doen.

Meer over werken met attachments

De voor- en nadelen van het werken met e-mail

E-mail is een handig bijkomend communicatiemiddel naast een aantal reeds bestaande middelen zoals: de papieren brief, het telefoongesprek, de fax, een telex en het opsturen van een diskette. Om de voor- en nadelen van het medium e-mail goed te begrijpen kunnen we het best met een aantal van deze andere communicatiemiddelen vergelijken.

E-mail is het best te vergelijken met fax.

Positieve gelijkenissen met fax
• de bestemmeling hoeft niet aanwezig te zijn om je bericht te ontvangen. Dit betekent o.a. dat je je boodschap op gelijk welk moment kan doorsturen. Dit ook nog zonder dat je de ontvanger noodzakelijkerwijs stoort zoals bij een telefoongesprek;
• je kan een volledige redenering opbouwen zonder dat je door de bestemmeling onderbroken of afgeblaft wordt.
• er verloopt zeer weinig tijd tussen het versturen van de boodschap en het ogenblik waarop je boodschap "in theorie" reeds door je correspondent kan gelezen worden (bv. in tegenstelling tot een brief of zelfs een spoed-bestelling).

Gelijk met de fax heeft het gebruik van e-mail een aantal nadelen

Negatieve gelijkenissen met fax
• je moet de nodige apparatuur hebben om fax of e-mail te ontvangen, dus e-mail is net zoals een fax nog niet overal toepasbaar;
• je moet de discipline en de mogelijkheid hebben om geregeld je fax of e-mail te raadplegen! (zie verder bij de netiquette)
• e-mails en fax-berichten hebben momenteel nog geen juridische waarde. De inhoud ervan moet nog steeds via een ondertekende brief (soms aangetekend) of een telex bevestigd worden. Binnen en tussen verschillende commerciële organisaties zijn hierover echter interne afspraken gemaakt om dit probleem te omzeilen (zo wordt een handtekening op een fax. vaak als rechtsgeldig aanzien en werkt men aan een "elektronische handtekening" om e-mails te beveiligen).

Er zijn toch ook enkele zeer belangrijke verschillen tussen e-mail en fax:

• je kan met e-mail veel gemakkelijker eenzelfde boodschap naar meerdere correspondenten tegelijkertijd doorsturen (dit heeft trouwens geen enkele financiële meerkost). Je kan op die manier heel eenvoudig andere betrokkenen (chefs, collega's, medewerkers enz.) een kopie afleveren van de mail die je stuurt;
• je kan je e-mail lezen vanop gelijk welke pc die je toegang geeft tot het internet (zeer interessant voor academici, zakenlui of internationale coördinatoren die vaker in buitenland vertoeven);
• jouw pc hoeft niet aan te staan op het ogenblik dat er naar je een e-mail verstuurd wordt;
• e-mail is veel beter geïntegreerd in de rest van het automatiseringsgebeuren:
  • je kan zonder kwaliteitsverlies een ontvangen e-mail doorsturen naar iemand anders;
  • je kan zeer snel en netjes, als het ware op het origineel, je antwoord ingeven en terugsturen;
  • e-mails nemen naar verhouding zeer weinig plaats in op de harde schijf;
  • e-mails zijn ook zeer gemakkelijk te beheren op de pc. Je kan er ook steeds gemakkelijk een kopie van nemen, integreren in een tekstverwerker, sorteren op afzender, onderwerp of datum.
  • je kan vanuit e-mails vlot verwijzen naar web-pagina's;
  • je kan via e-mail ook volledige bestanden doorgeven.

Netiquette

E-mail is een nieuw medium. Elk medium heeft zo zijn eigen beleefdheidsregels. Een aantal van de "ongeschreven" gedragscodes van e-mail vormen de "etiquette" van het "net", vandaar...

Geef niet overal je nieuwe e-mail-adres door als je er niet 100 % zeker van bent dat je minstens om de twee dagen je e-mail ook zal nakijken! Je e-mail-postbus niet nakijken is als even onvergeeflijk als je andere post gedurende enkele dagen niet bekijken, zelfs niet eens sorteren.

Reageer ook ten laatste binnen de twee werkdagen op een e-mail. Al was het maar om te bevestigen dat je de mail gelezen hebt en dat je het onderwerp later wel zal behandelen.

Zet onderaan, in de body van je bericht, ook nog eens heel expliciet je volledige naam, telefoonnummer en e-mail-adres waarop je normaal te bereiken bent (tenzij je er 100 % zeker van bent dat de bestemmeling u maar al te goed kent).

Als je meer dan één onderwerp via e-mail wenst te bespreken met dezelfde bestemmeling dan maak je best evenveel e-mail-berichten als er onderwerpen zijn. Dit laat uw bestemmeling beter toe de afgehandelde zaken van de nog te realiseren zaken te scheiden.

Als je een e-mail stuurt naar verschillende bestemmelingen dan doe je er goed aan om in het bericht duidelijk te stipuleren van wie je reactie verwacht. E-mail blijft een persoonlijke one-to-one communicatie, ook al kan je gemakkelijk naar meerdere personen hetzelfde bericht sturen. Hou er rekening mee dat een groep geen verantwoordelijkheid kan nemen, alleen individuen, al dan niet gedelegeerd door de groepsleden, kunnen dat.

Bij gewone e-mail heb je maar één lettertype en één lettergrootte bij de hand. Onderstrepen hoort in de regel ook niet tot de mogelijkheden. Daarom durven beginnelingen wel eens een aantal WOORDEN IN HOOFDLETTERS TE TYPEN OM DE BELANGRIJKHEID VAN DIE PASSAGE TE BEKLEMTONEN. Doe dit niet (te vaak) want dit staat binnen de internetgemeenschap gelijk met SCHREEUWEN!!! tegen je correspondent.

Vermijd onnodige attachments. Voor elk type attachment heeft je correspondent namelijk het overeenkomstige programma nodig om het attachment te kunnen lezen (een vieuwer of desnoods hetzelfde programma waarmee het attachment oorspronkelijk is aangemaakt). Als je dus het betreffende bestand zonder veel kwaliteitsverlies als mail-tekst kan doorgeven, sluit het dan op dienmanier in je e-mail in.

Pronk vooral niet met het feit dat je de allerlaatste versie van een tekstverwerker of rekenblad hebt door een attachment mee te sturen dat alleen met de laatste versie van dat programma te lezen is. In 99 % van de gevallen kan je bestand rustig opgeslagen worden met het bestandsformaat van een oudere versie zonder enige wezenlijke functionaliteit te verliezen. Dit betekent concreet dat je bv. WP-bestanden pas als attachment meestuurt als je ze opgeslagen hebt als een WP-5.1 document. Word-documenten sla je eerst op als een WORD-2.0 document vooraleer ze als attachment aan een e-mail toe te voegen en Excel bestanden schrijf je niet hoger dan 5.0 uit. Hou er trouwens ook rekening mee dat het internet een cross-platform toepassing is waar bv. ook veel bestemmelingen met een UNIX of APPLE-machine werken. Deze mensen gebruiken hoe dan ook veel minder de traditionele IBM-compatibele of Microsoft pakketten.

Varia

Opmerking: In de meeste web-browsers zit een e-mail-functie ingebouwd. Je hoeft echter geen dergelijk uitgebreid programma te hebben om alleen maar e-mail berichten te verzenden en/of te ontvangen (de courante web-browsers draaien niet meer onder DOS en hebben minstens 8 MB aan RAM-geheugen nodig). Toch kan je nog steeds via DOS of met "lichte" Windows-3.x, Apple of Unix programma's e-mail berichten versturen. Eudora-light en Pegasus Mail zijn twee dergelijke, veel gebruikte programma's.

Het basisprotocol van e-mail is SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) maar het wordt meer en meer vervangen door het krachtiger MIME (Multi-purpose Internet Mail Extensions).